تعبئة استمارة بالإنجليزية: افهم حقول الاسم والعنوان والبيانات

First name — الاسم الأول، وLast name — اسم العائلة. قبل أن تكتب اسمك في استمارة إنجليزية، اقرأ عنوان الحقل؛ فقد تريد الاستمارة جزءًا من الاسم في خانة، والجزء الآخر في خانة مستقلة.

تعني form «استمارة». سنقرأ حقول الاسم والميلاد والعنوان والتواصل، ثم تعليمات الكتابة والتوقيع والمراجعة. الهدف فهم المطلوب في استمارة بسيطة، وليس افتراض أن كل جهة تطلب البيانات نفسها أو تستخدم ترتيبًا واحدًا للحقول.

اختر الجزء الصحيح من اسمك

قد ترى Surname — اسم العائلة، بدلًا من عنوان الحقل الثاني في الافتتاح. لا تعتبرها طلبًا لاسم الأب لمجرد أنه يأتي بعد اسمك الأول في العربية. أما Full name — الاسم الكامل، فيطلب الاسم كاملًا وفق تعليمات الاستمارة.

تخيل مثالًا تعليميًا لشخص اسمه سارة وله اسم عائلة معلوم: يكتب اسمه الأول في خانته، والعائلة في خانتها، ولا يكرر الاسم الكامل في كل موضع. في استخدامك الفعلي، اتبع تقسيم الجهة وكتابة الاسم في الوثيقة المطلوبة؛ ليست أسماء الأشخاص جميعًا مؤلفة من جزأين، ولا نستنتج من هذا المثال كيف تقسم اسمًا مركبًا بعينه.

راجع التهجئة أيضًا؛ اختلاف حرف قد يجعل الاسم غير مطابق لما تقصده. فهم عنوان الحقل واختيار كتابة الاسم مهمتان مترابطتان، لكن التعرف إلى معنى «اسم العائلة» لا يضمن أن الحروف التي أدخلتها صحيحة.

طابق عنوان حقل الاسم مع الجزء المطلوب.

ولمراجعة ذكر حروف الاسم بالترتيب عند تصحيح كتابته، راجع درس «الحروف الإنجليزية ونطقها: تعلّم كيف تهجئ اسمك».

افصل تاريخ الميلاد عن تاريخ تعبئة الاستمارة

Date of birth — تاريخ الميلاد. هذا الحقل يطلب يوم ميلادك، لا اليوم الذي تملأ فيه الاستمارة. أما Date — التاريخ، بجانب التوقيع أو في تعليمات الإكمال، فيحتاج إلى قراءة سياقه لتعرف التاريخ المطلوب.

لا تنقل تاريخًا رقميًا قبل قراءة ترتيب اليوم والشهر والسنة المطلوب. بعض النماذج تبدأ باليوم وأخرى بالشهر، وقد يكون لكل جزء حقل منفصل. إذا أمكن فهم الرقم بطريقتين، فترجمته إلى الإنجليزية وحدها لا تحل اللبس؛ اتبع مثال التنسيق أو اطلب توضيحًا. نتعلم هنا تمييز نوع الحقل، لا حفظ ترتيب عالمي غير موجود.

راجع نوع التاريخ وتنسيقه المطلوب.

ميّز العنوان البريدي من وسائل التواصل

• Address — العنوان.
• Postcode — الرمز البريدي.
• Phone number — رقم الهاتف.
• Email address — عنوان البريد الإلكتروني.

حقل العنوان في نموذج البيانات الشخصية يطلب عنوان المكان، بينما عنوان البريد الإلكتروني وسيلة مراسلة إلكترونية. لا تجعل اشتراكهما في كلمة «عنوان» سببًا لوضع البريد الإلكتروني في خانة الشارع أو المدينة.

وقد تكون للرمز البريدي خانة مستقلة، فلا تضع رقم الهاتف فيها. اقرأ الحقول المجاورة أيضًا: إذا فصل النموذج أجزاء العنوان، وزع معلوماتك كما يطلب. احتفظ بالرمز ورقم التواصل الصحيحين، ولا تستخرج أحدهما من الآخر. معنى الحقل يساعدك على اختيار المعلومة، لكنه لا يعطي قيمتها الخاصة بك.

افصل العنوان والرمز ووسائل التواصل.

اتبع تعليمات الكتابة والعلامة والتوقيع

• Please write in capital letters. — من فضلك اكتب بحروف كبيرة.
• Tick the box. — ضع علامة في المربع.
• Signature — التوقيع.
• Please sign here. — من فضلك وقّع هنا.

نحفظ capital letters — حروف كبيرة، وbox — مربع، وsign — يوقّع. طلب الحروف الكبيرة يتعلق بشكل الحروف في الجزء المحدد من الاستمارة، وليس تغيير ترتيب الاسم أو كتابة كلمات إضافية.

وضع علامة في مربع يختلف عن كتابة التوقيع. قبل اختيار مربع، اقرأ العبارة التي تتبعه حتى تعرف ما توافق عليه أو تختاره. وعنوان التوقيع لا يساوي حقل الاسم الكامل؛ اقرأ تعليمات التوقيع نفسها، خصوصًا في النموذج الإلكتروني، بدل افتراض طريقة إدخاله من نموذج ورقي آخر.

اختر الكتابة أو العلامة أو التوقيع حسب التعليمة.

اسأل عن الحقل الذي لم تفهمه

Required field — حقل مطلوب، وOptional — اختياري. لا تعمم معنى المطلوب على جميع الخانات؛ راجع تعليمات كل حقل والعلامات التي يفسرها النموذج نفسه.

• Can you help me with this form? — هل يمكنك مساعدتي في هذه الاستمارة؟
• What does this mean? — ماذا يعني هذا؟
• Is this field required? — هل هذا الحقل مطلوب؟
• Do I need to sign here? — هل أحتاج إلى التوقيع هنا؟

أشر إلى الحقل المقصود عند السؤال عن معناه. طلب المساعدة لا يعني تسليم بياناتك لأي شخص؛ نستعمل العبارات هنا مع الموظف أو الشخص الذي تسأله عن الاستمارة. وإذا كان اللبس في الاسم أو التاريخ، فاطلب تفسير المطلوب قبل إدخال إجابة تخمينية.

اطلب معنى الحقل قبل إدخال المعلومة.

راجع البيانات قبل الإرسال

Please check your details. — من فضلك راجع بياناتك. وتعني Submit — أرسل، في زر إرسال الاستمارة. راجع الاسم وتاريخ الميلاد ووسائل التواصل، وتحقق من الخانات المطلوبة قبل الإرسال.

صحة معنى الكلمات لا تعوض حرفًا ناقصًا في البريد الإلكتروني أو رقمًا خطأ في الهاتف. ابدأ بعنوان الحقل، ثم طابقه مع المعلومة المكتوبة، ثم افحص الكتابة. بهذه الخطوات تقرأ الاستمارة كوحدات تؤدي وظائف واضحة، بدل ملء كل فراغ بأول معلومة شخصية تتذكرها.

راجع ما كتبته قبل الإرسال.

وللتحقق شفهيًا مما سجله الطرف الآخر أثناء التواصل، راجع درس «اتصل بي لاحقًا: كيف تترك رسالة هاتفية قصيرة بالإنجليزية؟».

للاستزادة، يقدم درس الاستمارات لدى المجلس الثقافي البريطاني نموذجًا مكتوبًا وملاحظات عن حقول البيانات وتنسيقها.