المستندات بالإنجليزي: الأصل والنسخة والتوقيع والمرفقات

قد يُطلب منك أصل مستند أو نسخة منه، أو توقيع في موضع محدد، أو ملف مرفق بدل ورقة. اختلاف كلمة واحدة يغيّر ما يفهمه الطرف الآخر من طلبك. سنميز هذه المعاني ونستعمل أسئلة قصيرة للتأكد من المطلوب، دون افتراض أن كل مكتب يقبل الأنواع والصيغ نفسها.

اسم المستند وما الذي يثبته

document مستند، وID إثبات هوية في هذا السياق. قد ترى passport أو driving licence أو birth certificate. معرفة اسم الوثيقة تساعدك على فهم الطلب، لكنها لا تحدد وحدها هل تحتاجها معاملة بعينها.

proof of address تعني «إثبات العنوان». إذا لم تعرف المستند الذي تريده الجهة، اسأل Which document do you need?. وفي Please show me the document. طلب للاطلاع، بينما Please send me the document. طلب للإرسال؛ لا تجعل الفعلين متطابقين.

الأصل والنسخة ليسا الشيء نفسه

the original هو الأصل، وa copy نسخة. وa photocopy نسخة مصورة على ورق في الاستعمال المعتاد. في السؤال Do you need the original or a copy? تعرض الاحتمالين بدل أن تفترض قبول النسخة.

وa scanned copy نسخة ممسوحة ضوئيًا، وa digital copy نسخة رقمية. يمكن أن تكون صورة أو ملفًا، لكن صيغة التسليم المطلوبة يحددها الطلب الظاهر. لذلك يفيد Is a digital copy acceptable? للسؤال عن القبول، لا لتقريره.

التوقيع والصفحات

signature توقيع، وSign here. تطلب التوقيع هنا. أما Print your name. فعادةً تعني كتابة الاسم بحروف واضحة، لا وضع التوقيع نفسه ولا طباعة ورقة من جهاز. وdate بجوار التوقيع قد تطلب تاريخًا؛ اقرأ تسمية الحقل وتعليمته.

إذا لم تعرف الموضع فاسأل Where do I sign?. وإذا قيل The signature is missing. فالتوقيع غير موجود في الموضع المطلوب. وبالمثل A page is missing. لصفحة ناقصة، وPlease include all pages. لطلب جميع الصفحات.

الملف والمرفق في الرسالة

attachment ملف مرفق في سياق البريد الإلكتروني. Please attach the file. تطلب إرفاق الملف، وPlease upload the file. رفعه إلى الموقع أو المساحة المقصودة، وPlease download the file. تنزيله إلى جهازك. الاتجاه يختلف بين الرفع والتنزيل.

إذا لم يظهر المرفق، I can't find the attachment. توضح المشكلة. ولطلب إعادة نسخة واضحة Could you send a clearer copy?. قد تحتاج إلى معرفة نوع الملف، مثل PDF، أو حجمه؛ نسأل Which file format do you need? ولا نختلق حدًا للحجم أو نوعًا إلزاميًا لكل خدمة.

تأكد من وصول ما أرسلته

Did you receive the documents? تعني «هل استلمتم المستندات؟» ونستعملها سؤالًا جاهزًا عن الوصول، دون فتح درس الماضي. وIs anything missing? تسأل هل ينقص شيء. هذه الأسئلة أدق من إعادة إرسال ملفات عشوائية إذا لم تفهم سبب طلب الاستكمال.

تبادل لتمييز المطلوب:
لينا: Do you need the original or a copy? – هل تحتاجون الأصل أم نسخة؟
الموظف: A paper copy, please. – نسخة ورقية، من فضلك.
لينا: All pages? – جميع الصفحات؟
الموظف: Yes, all pages. – نعم، جميع الصفحات.
هذه إجابة في المثال، وليست قاعدة قبول مستندات لجميع الجهات.