كتابة إيميل بالإنجليزي: بدايات ونهايات وقوالب لرسالة بسيطة

تختلف رسالة البريد القصيرة عن المحادثة السريعة؛ قد يقرأها شخص لا يعرف ما سبقها من حديث. لذلك يحتاج إلى عنوان يحدد الموضوع، وبداية مناسبة، وغرض واضح، ثم ما تنتظره منه. سنؤلف رسالة بسيطة عن زيارة متفق عليها، ونرى كيف ترتبط أجزاؤها دون حشد عبارات رسمية لا يحتاجها الموقف.

العنوان والتحية يهيئان القارئ

في خانة الموضوع يمكن أن تكتب Tuesday visit confirmation – «تأكيد زيارة الثلاثاء». هذا يحدد مضمون الرسالة أكثر من كلمة Hello وحدها. عنوان الموضوع ليس جملة طويلة؛ يكفي أن يميز الرسالة عن غيرها ويطابق ما تقوله في المتن.

لشخص تعرف اسمه، تبدأ Dear Ms. Reed, – «السيدة ريد المحترمة،». ولزميل تتعامل معه بود Hi Omar, – «مرحبًا عمر،». اختيار التحية يتعلق بالعلاقة والمقام، وليس هناك سبب لوصف كل Hi بأنه غير مهذب. في صياغتنا التعليمية نضع فاصلة بعد التحية ثم نبدأ المتن في سطر جديد.

إذا لم تعرف اسم الموظف، يمكنك توجيه التحية إلى الفريق مثل Hello Customer Service Team, – «مرحبًا فريق خدمة العملاء،». لا تخمن اسمًا أو لقبًا غير معلوم لمجرد إكمال التحية. وبعدها انتقل إلى الغرض بدل فقرة طويلة عن تمنيات عامة.

الغرض ثم المعلومة اللازمة والخطوة التالية

ابدأ بالغرض I'm writing to confirm my visit on Tuesday at ten. – «أكتب لتأكيد زيارتي يوم الثلاثاء في العاشرة». ثم تفصيل مرتبط به I'll bring the completed form. – «سأحضر الاستمارة المكتملة». لا تحتاج إلى تاريخ مراسلاتك كله إذا كانت الزيارة معروفة للطرف الآخر.

لما تنتظره من القارئ، قل Please let me know if I need anything else. – «يرجى إخباري إذا كنت أحتاج إلى أي شيء آخر». ويمكن بدلًا منه Could you confirm the room number? – «هل يمكنك تأكيد رقم الغرفة؟». اختر الطلب الذي تحتاجه فعلًا، ولا تضع عدة طلبات متباعدة داخل الرسالة القصيرة.

إذا أرفقت ملفًا في المثال، فاكتب I've attached the completed form. – «أرفقت الاستمارة المكتملة». هذه تختلف عن وعد I'll send the form tomorrow. – «سأرسل الاستمارة غدًا». لا تقل إن الملف مرفق إذا كنت تخطط لإرساله لاحقًا؛ زمن الفعل جزء من المعلومة التي يتلقاها القارئ.

خاتمة ورسالة مترابطة

اختم بشكر يناسب ما طلبته، مثل Thank you for your time. – «شكرًا على وقتك»، ثم Best regards, – «مع أطيب التحيات،» – واسمك في السطر التالي. ويمكن Sincerely, – «مع خالص التقدير،» – في رسالة رسمية. أما See you on Tuesday. – «أراك يوم الثلاثاء» – فتناسب اتفاقًا واضحًا على اللقاء.

اقرأ هذا النموذج الأصلي: Dear Ms. Reed, I'm writing to confirm my visit on Tuesday at ten. I'll bring the completed form. Please let me know if I need anything else. Thank you for your time. Best regards, Leila Hassan. تؤكد ليلى زيارتها، وتذكر الاستمارة التي ستحضرها، وتطلب إبلاغها إن لزم شيء آخر. عند كتابة البريد توزع التحية والمتن والخاتمة والاسم على أسطر منفصلة، بدل إبقائها كسطر واحد كما عرضناها للقراءة هنا.

أنشئ رسالة مشابهة بغرض واحد: تأكيد زيارة أو إرسال ملف أو إبلاغ موعد متاح. اجعل أول جملة تبين الغرض، وكل جملة بعدها تضيف شيئًا يلزمه. لا تحتاج إلى تكرار كل بدائل التحية والخاتمة داخل الرسالة نفسها؛ يكفي اختيار بداية ونهاية تناسبان المخاطَب.