الرسائل الرسمية بالإنجليزي: افهم المطلوب واطلب شرحًا

قد تصلك رسالة بلغة رسمية فتفهم كلمات متفرقة، لكن يبقى السؤال: ماذا تريد الجهة منك، وبحلول متى؟ سنقرأ نموذجًا خياليًا من مركز دورات ونفصل رقم المرجع وتاريخ الحدث عن الطلب والمرفق. الهدف فهم النص وطلب شرح ما غمض، دون استنتاج قرار أو حكم غير مذكور فيه.

من أرسل الرسالة وإلى أي طلب تعود؟

في نموذجنا يظهر Reference: LC-204 – «المرجع: إل سي-204»، ثم Date: November 8 – «التاريخ: 8 نوفمبر». رقم المرجع يميز الملف الذي تتحدث عنه الرسالة، ولا يلزم أن يكون رقم هاتف أو موعدًا. وفي جوابك يمكنك قول I'm writing about reference LC-204. – «أكتب بشأن المرجع إل سي-204».

يبدأ المتن We received your registration form on November 6. – «استلمنا استمارة تسجيلك في 6 نوفمبر». هذا تاريخ استلام الاستمارة، وهو مختلف عن تاريخ الرسالة في 8 نوفمبر. لفظ received يفيد الوصول إلى الجهة، ولا يساوي وحده قبول التسجيل.

وقد تقرأ Your application is being reviewed. – «طلبك قيد المراجعة». أو Please quote your reference number in your reply. – «يرجى ذكر رقم مرجعك في ردك». في العبارة الأخيرة quote تعني إيراد المرجع كما هو، لا طلب سعر. الأسماء والتواريخ والأرقام في هذا الدرس أمثلة مصممة للتعلم.

المطلوب والمهلة والمرفق

المتن الكامل للنموذج: We received your registration form on November 6. Please send the missing page by November 20. A copy of the course schedule is attached. If you have questions, contact the course team. أي: «استلمنا استمارة تسجيلك في 6 نوفمبر. يرجى إرسال الصفحة الناقصة بحلول 20 نوفمبر. أُرفقت نسخة من جدول الدورة. إذا كانت لديك أسئلة، فتواصل مع فريق الدورة».

المطلوب إرسال الصفحة الناقصة، والحد الزمني المذكور هو by November 20. لا تختلط به عبارة on November 6 التي تخبر عن الاستلام السابق. النص لا يحدد وسيلة إرسال الصفحة أو ساعة نهائية، فيمكن سؤال الجهة عنهما بدل تخمينهما.

A copy of the course schedule is attached. تخبر عن ملف مرفق بالرسالة، ولا تطلب منك إعداد جدول جديد. قارن Please complete the attached form. – «يرجى تعبئة الاستمارة المرفقة» – حيث يوجد طلب لفعل شيء بالمرفق. ابحث عن الفعل المطلوب وما يتعلق به قبل أن تقرر ما الذي ستكتبه في ردك.

اطلب تفسيرًا محددًا واكتب ردًا مناسبًا

إذا لم تفهم المطلوب، قل Could you explain what I need to do? – «هل يمكنكم شرح ما يلزمني فعله؟». وإذا عرفت الفعل وبقيت الصفحة، اسأل Which page is missing? السؤال المحدد يختلف عن رسالة تقول إنك لم تفهم كل شيء رغم أنك عرفت جزءًا منه.

يمكن الرد على النموذج: Thank you for your letter. Could you confirm which page is missing and how I should send it? My reference number is LC-204. – «شكرًا على رسالتكم. هل يمكنكم تأكيد أي صفحة ناقصة وكيف ينبغي أن أرسلها؟ رقم مرجعي هو إل سي-204». هنا يطلب المتعلم معلومتين لم يحددهما النص، ويذكر المرجع لتعيين الملف.

ميّز الأخبار من القرارات: Your application has been approved. – «تمت الموافقة على طلبك» – تختلف عن We received your application. – «استلمنا طلبك». لا تتعامل مع الثانية كأنها الأولى. تدرب على تحديد ما ذكرته الرسالة فعلًا، وما بقي سؤالًا، ثم اكتب ردًا يسأل عن الجزء غير الواضح دون إضافة بيانات لا يطلبها المثال.