Schritt für Schritt: اشرح طريقة إنجاز مهمة لزميل

يسألك زميل كيف يجهّز نموذج خطة أسبوعية، وتريد أن يستطيع متابعة الخطوات دون أن يخمن ما تقصده بـ«ثم افعل ذلك». تحتاج إلى أفعال واضحة وأسماء تعود إليها التعليمات وشروط تبين متى ينتقل إلى المرحلة التالية. ستشرح إجراءً بسيطًا بالألمانية وتتحقق من نتيجته في نموذج محدد.

حدّد نقطة البداية وما الذي سيُملأ

في مثالنا ملف افتراضي باسم Wochenplan-Entwurf، أي «مسودة الخطة الأسبوعية»، وفيه حقول جاهزة للموضوع والفترة والحالة. المطلوب جعل الموضوع Wochenplan، والفترة Montag bis Freitag، والحالة Entwurf. توضح أسماء الحقول ما يُملأ، وتدل الحالة على أن الخطة ما زالت مسودة.

ابدأ بـZuerst öffnen Sie die Datei „Wochenplan-Entwurf“.، أي «أولًا افتحوا ملف مسودة الخطة الأسبوعية». ثم Tragen Sie im Feld „Betreff“ bitte „Wochenplan“ ein.، أي «يرجى إدخال الخطة الأسبوعية في حقل الموضوع». ذكر الحقل والقيمة يزيل الالتباس؛ كلمة «أدخلوا» وحدها لا تحدد ما الذي يُكتب وأين.

تابع: Geben Sie als Zeitraum „Montag bis Freitag“ an.، أي «حددوا الفترة من الاثنين إلى الجمعة». ثم Lassen Sie den Status zunächst auf „Entwurf“.، أي «أبقوا الحالة في البداية على مسودة». هنا لا نعلن الخطة نهائية لمجرد ملء حقلي الموضوع والفترة.

اربط الانتقال بفحص محدد

بعد الإدخال قل: Anschließend prüfen Sie die Angaben.، أي «بعد ذلك راجعوا البيانات». ثم سمِّ ما سيراجعه الزميل: Prüfen Sie, ob der Betreff und der Zeitraum richtig sind.، أي «تحققوا مما إذا كان الموضوع والفترة صحيحين». يستطيع الزميل مقارنة الحقلين بالقيم المطلوبة، فتكون prüfen مرتبطة بفحص محدد.

إذا لم يكتمل حقل: Wenn eine Angabe fehlt, ergänzen Sie sie zuerst.، أي «إذا كانت معلومة ناقصة، فأكملوها أولًا». ولمنع تجاوز خطوة الفحص: Gehen Sie erst weiter, wenn beide Angaben vollständig sind.، أي «لا تنتقلوا إلى الخطوة التالية إلا بعد اكتمال المعلومتين». كلمة erst تقيد الانتقال بهذا الشرط.

قد يسأل الزميل Soll ich den Status jetzt ändern?، أي «هل أغير الحالة الآن؟». ترد في سيناريو المسودة: Nein, der Status bleibt vorerst auf „Entwurf“.، أي «لا، تبقى الحالة في الوقت الحالي على مسودة». كلمة vorerst تعني «في الوقت الحالي»، وتوضح أن الحالة قد تتغير لاحقًا.

احفظ المسودة وراجع نتيجة الإجراء

اختم بـZum Schluss speichern Sie alles.، أي «في النهاية احفظوا كل شيء». وإذا أردت الاحتفاظ بالأصل في المثال: Speichern Sie eine Kopie als „Wochenplan-Freitag“.، أي «احفظوا نسخة باسم الخطة الأسبوعية–الجمعة». تجعل تسمية النسخة الإشارة إليها في الخطوة التالية أوضح.

تحقق من النتيجة بالسؤال: Ist die Kopie unter dem neuen Namen gespeichert?، أي «هل حُفظت النسخة بالاسم الجديد؟». ما ننتظره هو نسخة تحمل الموضوع والفترة المطلوبين وتبقى حالتها مسودة. إذا كان الموضوع صحيحًا والفترة فارغة، فلا يكفي حفظ الملف للقول إن الإجراء اكتمل.

لإعادة الشرح باختصار: Zuerst öffnen Sie die Datei. Dann tragen Sie Betreff und Zeitraum ein. Anschließend prüfen Sie beide Angaben. Zum Schluss speichern Sie eine Kopie.؛ أي «أولًا افتحوا الملف. ثم أدخلوا الموضوع والفترة. بعد ذلك راجعوا المعلومتين. وفي النهاية احفظوا نسخة». وإذا التبس مرجع ضمير مثل sie، فكرر اسم الحقل أو النسخة بدل ترك الزميل يخمن المقصود.