Anfrage وRückmeldung: اكتب تحديثًا يستطيع المستلم التصرف بناءً عليه

تريد إبلاغ زميل بما أنجزته، لكن الرسالة لن تفيده إذا اضطر إلى تخمين ما تنتظره منه. سنكتب تحديثًا خياليًا عن قائمة مواعيد، ونربط حالتها بطلب محدد وتاريخ للرد. لا تحتاج كل رسالة إلى الطول نفسه؛ المهم أن يستطيع المستلم معرفة موضوعها وما يلزمه فعله بعد قراءتها.

موضوع واضح وحالة محددة

موضوع النموذج Terminliste für den 12. Juni: Bitte um Bestätigung der Räume أي: قائمة مواعيد الثاني عشر من يونيو: طلب تأكيد الغرف. التاريخ افتراضي، والموضوع يذكر المستند وما نحتاجه بدل عنوان عام مثل Frage، سؤال.

تبدأ الرسالة Sehr geehrte Frau Weber, ثم die Terminliste für den 12. Juni ist aktualisiert. Die Uhrzeiten sind bereits geprüft. أي: السيدة فيبر المحترمة، حُدثت قائمة المواعيد للثاني عشر من يونيو، وفُحصت الأوقات بالفعل. تبدأ die بحرف صغير بعد فاصلة التحية.

وللرجوع إلى مراسلة Vielen Dank für Ihre Nachricht. أي: شكرًا على رسالتكم. ثم Zu Ihrer Anfrage vom 4. Juni … أي: بخصوص استفساركم المؤرخ في الرابع من يونيو. لا يلزم جمع كل عبارات البداية في الرسالة نفسها؛ اختر ما يصلها بطلبها.

ما ينقص، وما تحتاجه من المستلم؟

Zwei Raumangaben sind noch offen. Könnten Sie bitte die Räume für die Termine um neun und um elf bestätigen? أي: ما زالت بيانات غرفتين دون حسم؛ هل يمكن أن تؤكدوا الغرف لموعدَي التاسعة والحادية عشرة؟ يوضح الطلب الفعل المطلوب والبندين المعنيين.

للمهلة Bitte geben Sie mir bis zum 8. Juni Bescheid. أي: أبلغوني بحلول الثامن من يونيو من فضلكم. وإذا لم يمكن التأكيد Falls eine Bestätigung noch nicht möglich ist, teilen Sie mir bitte den aktuellen Stand mit. أي: إذا لم يكن التأكيد ممكنًا بعد، فأبلغوني بالوضع الحالي.

لا تعلن الرسالة اكتمال القائمة كلها ما دامت الغرف مفتوحة. يميز التحديث بين aktualisiert، محدّثة، وvollständig، مكتملة، ويبين ما سيحدث عند وصول الرد.

المرفق والخطوة التالية والختام

Im Anhang finden Sie die aktuelle Liste. Nach Ihrer Rückmeldung ergänze ich die Räume und schicke die vollständige Fassung an das Team. أي: تجدون القائمة الحالية في المرفق؛ بعد ردكم أضيف الغرف وأرسل الصيغة المكتملة إلى الفريق. لا تذكر مرفقًا ما لم ترفقه فعلًا.

تختم الشخصية Vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Mit freundlichen Grüßen أي: شكرًا على ردكم، مع أطيب التحيات، ثم اسمها في سطر مستقل. يكون الشكر والختام مرة واحدة، بعد الطلب والخطوة التالية.

هذا نص الرسالة متصلًا، باسم شخصية تدريبية:

Sehr geehrte Frau Weber,
die Terminliste für den 12. Juni ist aktualisiert. Die Uhrzeiten sind bereits geprüft. Zwei Raumangaben sind noch offen.

Könnten Sie bitte die Räume für die Termine um neun und um elf bestätigen? Bitte geben Sie mir bis zum 8. Juni Bescheid. Falls eine Bestätigung noch nicht möglich ist, teilen Sie mir bitte den aktuellen Stand mit.

Im Anhang finden Sie die aktuelle Liste. Nach Ihrer Rückmeldung ergänze ich die Räume und schicke die vollständige Fassung an das Team.

Vielen Dank für Ihre Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen
Lina Mansur

إذا كنت أنت من يجيب Ich kann die Räume noch nicht bestätigen. Am Freitag gebe ich Ihnen Bescheid. أي: لا أستطيع تأكيد الغرف بعد؛ سأبلغكم يوم الجمعة. هذا رد عن الحالة والموعد، لا تأكيد للغرف نفسها.